Hoe kies je een goede backofficepartner?

Een backofficepartner kiezen is een beslissing waar je jaren aan vastzit. De verloning, de facturatie en vaak ook de financiering lopen erdoorheen. Gaat het mis, dan merken je medewerkers en je klanten dat direct. Waar let je op bij het selecteren?

Kijk verder dan het tarief

Het uurtarief is het makkelijkst te vergelijken en daarom kijken veel bureaus er als eerste naar. Maar de opslagfactor en de bijkomende kosten bepalen wat je uiteindelijk betaalt. Vraag altijd om een voorbeeldberekening op basis van je eigen cijfers, niet op basis van een standaardprofiel.

Certificering en naleving

SNA-certificering en NEN 4400-1 zeggen iets over de betrouwbaarheid van een partij. Met de WTTA in aantocht is de vraag of een partner klaar is voor het nieuwe toelatingsstelsel minstens zo relevant. Vraag concreet wat zij daaraan doen.

Service en bereikbaarheid

• Krijg je een vast aanspreekpunt of een algemeen serviceloket?
• Hoe snel krijg je antwoord als er iets misgaat in de verloning?
• Wie lost het op als een medewerker niet of verkeerd betaald is?
• Zijn ze bereikbaar op de momenten dat jij werkt?

Software en koppelingen

Een backoffice die niet aansluit op je urenregistratie of planning kost je elke week tijd. Vraag welke koppelingen er standaard zijn en wat maatwerk kost. Vraag ook wat er gebeurt als jij ooit van softwarepakket wisselt.

Financiering en voorschot

Veel backofficepartijen financieren de loonkosten voor. Dat is prettig voor je liquiditeit, maar let op de voorwaarden: welk percentage wordt voorgefinancierd, welke termijnen gelden er en wat gebeurt er bij een klant die te laat betaalt?

De uitgang is net zo belangrijk als de ingang

Kijk voordat je tekent naar de opzegtermijn en de overstapvoorwaarden. Hoe lang zit je vast en krijg je je data mee als je vertrekt? Een partij die daar open over is, is meestal ook in de samenwerking transparant.

Vergelijk altijd meerdere partijen naast elkaar. Via ons ontvang je offertes van maximaal drie gespecialiseerde aanbieders, zodat je een eerlijk beeld krijgt zonder wekenlang zelf te zoeken.