Kosten van een backoffice vergelijken

De kosten van een backoffice vergelijken lijkt eenvoudig: je zet de tarieven naast elkaar en kiest de laagste. In de praktijk zit het verschil ergens anders, en dat kost bureaus jaarlijks meer dan ze denken.

De opslagfactor is bepalender dan het uurtarief

De opslagfactor is het getal waarmee het brutoloon wordt vermenigvuldigd om tot je kostprijs te komen. Daarin zitten sociale lasten, reserveringen voor vakantiegeld en verlof, pensioen, verzuimkosten en de marge van je partner. Een verschil van een paar honderdsten in die factor telt bij tienduizenden uren zwaar door.

Let op wat er wel en niet in zit

• Zijn verzuimkosten en verzuimverzekering inbegrepen?
• Hoe wordt omgegaan met reserveringen voor vakantiegeld en verlof?
• Rekent de partij apart voor facturatie, incasso of debiteurenbeheer?
• Zitten er kosten aan koppelingen met jouw software?
• Wat kost het uitvoeren van correcties of nabetalingen?

Voorfinanciering heeft een prijs

Financiert je partner de loonkosten voor, dan zit daar een vergoeding in verwerkt. Dat kan het waard zijn voor je liquiditeit, maar reken door wat het je per jaar kost en of je het bij groei nog nodig hebt.

Vergelijk op je eigen cijfers

Vraag elke aanbieder om een doorrekening op basis van je werkelijke medewerkersbestand: het aantal uren, de CAO, de functieprofielen en het verzuimpercentage. Een berekening op een standaardprofiel is niet te vergelijken met die van een concurrent op een ander standaardprofiel.

Kijk ook naar de kosten die je niet ziet

Tijd is ook geld. Een partij die goedkoper is maar geen koppeling heeft met jouw urenregistratie, kost je elke week handwerk. Reken die uren mee in je vergelijking.

Wil je weten wat er voor jouw bureau te halen valt? Vraag vrijblijvend offertes aan bij maximaal drie gespecialiseerde partijen en vergelijk ze op dezelfde uitgangspunten.